1. Pengolahan Surat Keluar

Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.

Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima.

Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor).

Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.
a. Pembuatan konsep surat (draft)

   Pembuatan konsep surat adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan untuk surat-surat keluar atau yang akan dikirim. konsep surat dibuat dengan menggunakan blanko konsep yang biasanya hanya berbentuk folio ganda (tidak bolak-balik) dan lengkap dengan kolom-kolom serta ruangannya.

b. Perseujuan konsep surat

   Konsep surat yang telah selesai dimintakan persetujuan kepad pimpinan. Jika konsep surat telah benar penulisannya dan disetujui maka pimpinan memberikan paraf (acc) pada surat tersebut.

c. Mengagendakan surat 

   Surat yang telah diparaf kemudian dimintakan regestrasi (dicatat) untuk memberi kode atau nomor untuk surat keluar. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar harus diagendakan (dicatat dalam buku agenda).

    Nomor surat biasanya diikuti oleh kode surat yang telah ditetapkan oleh masing-masing instansi. Misalnya pada baris, nomor surat tertulis Nomor:001/A/III/2007.Artinya:

001= nomor urut yang diambil dari bukuagenda

A   = masalah keuangan (bersumber dari indeks yang di pakai)

III  =menunjukan bulan surat dibuat

2007= tahun surat dibuat

d. Pengetikan konsep surat

    Setelah konsep surat diparaf (acc) oleh pimpinan yang berwenang dan telah diberi nomor oleh agendaris, maka surat itu diserahkan kepada juru tik. juru tik membaca konsep itu untuk meliha hal-hal yang kurang jelas. Jika konsep itu dianggap jelas baru diketik kedalm bentuk yang telah ditentukan dengan baik dan rapi. Pengetikan surat dilakukan rangkap dua, bsa menggunakan karbon atau dikopi saja. Surat yang telah diketik (net surat) kemudian diteliti lagi dan dimintakan taklik pada pimpinan.

e. Penandatanganan surat

   Net surat kemudian dimintakan tanda tangan pembuatan konsep surat kepada pimpinan.

f. Pemberian cap, pelipatan dn penyampulan surat

   Surat yang sudah ditandatangani kemudian dibubuhi cap/stempel. Surat yang belum dicap berarti belum sah. Pemberian cap dibubuhkan di sebelah kiri pada kaki surat dan menyinggung sedikit tanda tangan, tidk menutupi tanda tangan. Setelah selesai distempel suray yang akan dikirim dilipat menurut ketentuan yang belaku. Setelah selesai surat harus diberi amplop/sampul.  Pada sampul surat harus dilengkapi:

1. Alamt pengirim jika amplo tidak memakai kop surat

2. Nomor surat diketik dikiri atas dibawah kop surat

3. Cap dinas diterapkan pada amplop dibawah nomor

4. Stempel bebas bea atau pranko secukupnya

g. Pengiriman surat

    Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

1. Dikirim langsung

2. Dikirim melalui pos

h. Penyimpanan surat

   Surat yang asli dikirim ke alamat yamg dituju, sedangkan tindasn (lembar kedua) disimpan mengunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi

contoh kolom dalam buku agenda surat keluar.

Nomor	Tanggal	Dikirim Kepada	Hal	Lampiran	Keterangan

Sebelum surat itu dikirim, petugas pengirim surat hendaknya melakukan pengecekan kembali dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor,tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah lengkap.

b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat.

c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan sebagainya.

d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas dan cap dinas.

e. Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos.

f. Saat mengirimkan surat kepada suatu instansi, seorang caraka hendaknya meminta tanda terima dari PNS penerima surat sebagai tanda bukti bahwa surat tersebut telah dikirimkan ke tempat tujuan.